Practica el Check-In en tus reuniones

El término check-in se refiere originalmente a la acción de confirmar la llegada a un hotel o la intención de tomar un vuelo. Esta práctica se ha adaptado a las reuniones como un momento inicial para "asentar" no solo la presencia física de los participantes, sino también su disposición mental.

En un hotel o aerolínea, el objetivo del check-in es administrativo. En una reunión, sin embargo, va más allá: no basta con que los asistentes estén físicamente presentes; es crucial que también estén mentalmente enfocados. Un cuerpo presente con la mente en otro lugar no aporta valor en ningún espacio.

Cada participante llega con diferentes niveles de ocupación mental, arrastrando pensamientos, pendientes y emociones. Una mente saturada no deja espacio para nueva información ni permite prestar atención plena. Así, el check-in se convierte en una herramienta clave para desconectar a los asistentes de lo que traen consigo, ayudándolos a enfocarse en el propósito de la reunión.

¿Cómo funciona el check-in?

El check-in es una práctica sencilla y amena que busca "traer al presente" a los participantes. Esto suele lograrse a través de una pregunta fuera de contexto que invite a una reflexión breve o a compartir algo personal. Este cambio de enfoque les permite apagar el "piloto automático" y conectarse plenamente con el momento.

Beneficios del check-in en reuniones

Promueve la puntualidad

Al iniciar la reunión con un check-in, se aprovecha el tiempo mientras llegan todos los participantes. Esto reduce la necesidad de esperar o repetir información, promoviendo la puntualidad de manera natural. Además, quienes lleguen tarde notarán que la reunión ya comenzó, lo que fomenta un mayor compromiso con la hora pactada.

Verifica aspectos tecnológicos (en reuniones virtuales)

En encuentros virtuales, el check-in permite confirmar que todos escuchan y son escuchados correctamente, evitando interrupciones posteriores por problemas técnicos.

Fortalece la conexión entre los asistentes

Este espacio inicial fomenta el intercambio de ideas, emociones y perspectivas, creando lazos entre los participantes. En grupos desconocidos, rompe el hielo y genera confianza. En equipos habituales, refuerza la cohesión y mejora la dinámica de trabajo.

Enfoca y alinea expectativas

El check-in asegura que todos compartan el mismo contexto y estén alineados con los objetivos de la reunión. Así como en un hotel el check-in ofrece tranquilidad al verificar que todo está en orden, en una reunión crea un entorno de confianza para un mejor desarrollo.

Conclusión

Aunque no se puede garantizar al 100% que todos los asistentes estén plenamente enfocados, un buen check-in puede acercarse a este ideal. Por eso, es una práctica esencial en cualquier experiencia de aprendizaje o colaboración.

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